LAPORAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

PERUSAHAAN MANUFAKTUR

“STUDI KASUS PADA PT RICH”

Oleh :

M ADITYA ISWAN  ISWAN NUR F  (4114066)

Dosen Pengampu :

Endang Kurniawan, S.Kom., M.M., CEH, CHFI, CIPM..

FAKULTAS TEKNIK

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM

JOMBANG

2017

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

            Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segenap rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan dengan judul “Analisis Penerapan Sistem Informasi Eksekutif Perusahaan Manufaktur”.

            Penyusunan laporan ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan tugas Ujian Akhir Semester (UAS) mata kuliah Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Atas tersusunnya laporan tugas ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu.

            Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun guna perbaikan dimasa mendatang akan penulis terima dengan senang hati beserta ucapan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

                                                                                             Jombang, 25 Januari 2017

                                                                                                            Penulis

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masing-masing objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detail ditujukan untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu banyak informasi. Sedangkan untuk manajemen tingkat menegah, informasi yang disajikan merupakan gabungan informasi detail dan informasi umum.

Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam suatu perusahaan, hal ini dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya laju informasi melalui fasilitas internet, maka kekurangan akan informasi juga semakin terasa. Tanpa adanya sistem informasi eksekutif yang memadai, maka laju perkembangan suatu perusahaan akan terhambat dan tidak mampu bersaing dengan kompetitor.

Berdasarkan hal diatas, penulis mengambil judul “Laporan Sistem Informasi Eksekutif Pada Perusahaan Manufaktur (Study kasus Pada PT Rich Indonesia)”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

1.   Bagaimana peranan teknologi informasi / Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur, serta Contoh aplikasi riil penerapan teknologi informasi?

2.          Bagaimana pendekatan teknologi informasi dengan measurement, experimentation, sharing, dan replication?

3.             Bagaimana peranan teknologi informasi dalam manajemen strategik?

4.             Bagaimana peran penting Divisi Teknologi Informasi Dalam Proses Bisnis ?

5.              Bagaimana peran penting CIO dalam perusahaan?

1.3     Tujuan

 Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk mengetahui :

1. Dapat mengetahui Peranan teknologi informasi/ Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur, serta Contoh aplikasi riil penerapan teknologi informasi
2. Dapat mengetahui bagaimana pendekatan teknologi informasi dengan measurement, experimentation, sharing, dan replication
3. Dapat mengetahui peranan teknologi informasi dalam manajemen strategik
4. Dapat mengetahui Pentingnya Divisi Teknologi Informasi Dalam Proses Bisnis
5. Untuk mengetahui peran penting CIO dalam perusahaan

1.4    Pembatasan Masalah

Batasan masalah dalam penulisan makalah ini adalah:

1. Sistem informasi eksekutif di bidang perusahaan manufaktur.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1   Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif  (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.

Dalam membangun SIE, para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya perusahaan dalam mencapain tujuannya.

Konsep Dasar SIE ada 3 yaitu :

1. Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor), adalah hal-hal (faktor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.
2. Management By Exception (MBE) yaitu perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.
3. Model Mental. Peran utama SIE adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

2.2 Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis.

2.2.1.     Tipe transaksi dasar adalah:

·         Penjualan produk atau jasa

·         Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier

·         Penerimaan kas

·         Pengeluaran kas kepada supplier

·         Pengeluaran kas gaji karyawan.

2.2.2.      Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

·         Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

·                     Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

·         Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

2.2.3.  Tujuan SIA:

·         Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations)

·         Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).

·         Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship)

Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

2.3 Pengertian Perusahaan Manufaktur

Perusahaan adalah  kesatuan teknis (unit ekonomi) yang mengombinasikan Sumber Daya Alam (tanah dan unsur-unsurnya), Sumber Daya Manusia, Modal dan Kewirausahaan (skill) untuk menghasilkan sejumlah barang dan jasa tertentu.Manufaktur berasal dari kata manufacture yang berarti membuat dengan tangan (manual) atau dengan mesin sehingga menghasilkan sesuatu barang.

Sedangkan Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang mentah menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual kepada pelanggan.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1  Peranan Teknologi Informasi

Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis Teknologi Informasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan manufaktur , yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

a.       Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.

b.      Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.

c.       Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan.

3.2 Penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur

contoh (Study Kasus Pada PT. Rich Indonesia)

Setiap perusahaan manufaktur, selalu memerlukan bahan baku dalam mengolah produksinya. Para pengusaha dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya.

Perusahaan yang bergerak dibidang industri khususnya disektor industri karet untuk kebutuhan rumah tangga, mengharapkan agar bahan baku dapat diperoleh dengan mudah dan berkualitas. Dengan bahan baku yang berkualitas maka akan menghasilkan produksi yang berkualitas baik pula dan dapat memenuhi kriteria dan standar yang ditetapkan.

PT. Rich Indonesia adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang industri karet untuk keperluan rumah tangga, dimana perusahaan ini menghasilkan produksi karet yang berkualitas.

a.      Profil Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

PT Rich Indonesia didirikan berdasarkan akta nomor 54 tanggal 28 Nopember 2005,oleh Notaris R. Johanes Sarwono, S.H, Notaris di Jakarta, dan telah disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor : C02194.HT.01.01.TH.2006 tanggal 25 Januari 2006. Pada tanggal 6 Nopember 2007 perseroan mengadakan Rapat Umum Pemegang Saham dengan Akta Berita Rapat Umum Pemegang Saham nomor : 7 tanggal 6 Nopember 2007. Kemudia melalui Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham nomor : 43 tanggal 23 Januari 2008 Perseroan merubah tempat kedudukannya di Jababeka Cikarang Utara Bekasi dan baru sejak tahun 2008 perseroan mulai menjalankan usahanya secara komersial. Pada tanggal 25 Agustus 2010 perseroan membuka cabang di Medan dan beroperasi secara komersial pada bulan April 2011.

3.3.2 Gambaran SIA Perusahaan

a. Data dan Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi.

a.       Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

c.       Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang Telah ditetapkan.

2.      Menyalin data ke dokumen atau media lain.

3.      Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.

4.      Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

5.      Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

6.      Melakukan penghitungan.

7.      Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

8.      Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau Perbedaan yang ada.

d.      Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.

e.       Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data,dan untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai. 

f.        Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi 

g.      Pengendalian persediaan

Sistem pengendalian persediaan menggambarkan proses perubahan dari item-item persediaan. Data mengenai permintaan pelanggan diterima dari sistem proses pemesanan, sistem pengendalian persediaan berbasis komputer memberikan pelayanan berkualitas pada pelanggan disamping meminimasikan investasi dan biaya dalam persediaan.

3.3       Revolusi Inovasi Teknologi Informasi

Menurut Erik Brynjolfsson, Direktur dari MIT Center untuk Bisnis Digital dan Schussel Family Professor di MIT Sloan School of Management, teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk merintis sebuah revolusi inovasi baru secara keseluruhan, berdasarkan pada cara perusahaan dalam mengukur (measurement), melakukan uji coba  (experimentation), berbagi (sharing) dan mereplikasi  (replication) proses bisnis. Dimana keempat hal tersebut, masing-masing mempunyai peran yang penting, dan saling memperkuat satu sama lain. Seperti peningkatan pada pengukuran akan membuat eksperimentasi jauh lebih berharga, dan akan menjadi lebih berharga lagi jika hasil tersebut dapat dibagikan ke lokasi lain. Dan, pada akhirnya, jika hasil tersebut penting, dapat direplikasi ke lokasi lain.

a.      Pengukuran (Measurement)

Teknologi informasi dapat digunakan untuk mengukur apa yang perusahaan telah lakukan. Dimana informasi yang dihasilkan dapat digunakan oleh perusahaan agar dapat memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang pelanggan, proses bisnis, kualitas produk, dan kelemahan-kelemahan dalam rantai pasokannya.

b.      Uji Coba (Experimentation)

Keuntungan dari uji coba yang menggunakan teknologi informasi adalah perusahaan bisa mendapatkan sebuah hubungan sebab akibat (causality) yang tidak bisa ditemukan dengan hanya melakukan pengukuran dan observasi murni. Sehingga perusahaan dapat memiliki pengetahuan untuk segera ditindaklanjuti tentang apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnisnya dan melihat perbedaan-perbedaan dari inovasi yang telah dilakukannya.

c.       Berbagi (Sharing)

Perusahaan kini tidak hanya dapat berbagi data, tapi juga berbagi wawasan. Inovasi dalam berbagi dibutuhkan oleh perusahaan agar lebih efektif dalam berbagi informasi. Internet dan teknologi informasi yang dirancang secara unik untuk memenuhi kebutuhan dalam berbagi dapat memudahkan perusahaan, sehingga setiap orang tidak harus selalu bertatap muka dan menggunakan printer atau kertas secara berlebihan dalam berbagi informasi.

d.      Replikasi (Replication)

Teknologi informasi akan membuatnya menjadi jauh lebih mudah untuk mereplikasi dan meningkatkan proses bisnis setelah teridentifikasi. Ketiga perubahan sebelumnya (measurement, experimentation, sharing), membantu perusahaan dalam menemukan dan berbagi, tapi kemudian teknologi informasi memungkinkan untuk mengambil, meningkatkan proses bisnis tersebut dan menyalinnya berkali-kali.

3.4              Peran Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.

Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi dalam suatu organisasi.

1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.
2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.
3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002).

Sering ditemukan bahwa penerapan Teknologi Informasi kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan Teknologi Informasi adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan Teknologi Informasi sebagai bagian solusi (Earl, 1992).

Perencanaan strategis Teknologi Informasi mempelajari pengaruh  Teknologi Informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis Teknologi Informasi juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi Teknologi Informasi dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis Teknologi Informasi antara lain adalah adanya misi utama : keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).

3.5 Pentingnya Divisi Teknologi Informasi Dalam Proses Bisnis

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan.

Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan.

Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :

1.      Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

2.      Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.

3.      Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.

4.      Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.

5.      Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.

Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan. Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.

Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:

1. Minimize risk

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis  seperti  forecasting,  financial  advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

2. Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

· Eleminasi proses

Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

· Simplifikasi proses

Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

· Integrasi proses

Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

· Otomatisasi proses

Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

3. Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4. Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.

Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.

Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.

Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.

Strategi TI diperlukan untuk:

a.              Pengetahuan mengenai teknologi baru

b.             Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis

c.              Dibahas dalam diskusi perusahaan

d.             Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi

Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.

SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri.

IT mendukung perusahaan/organisasi di level:

• Strategik

Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan

• Taktis

Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses

• Operasional

Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja

Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI

1. Melakukan sinergi antara external dan internal domain
2. Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal umum dalam bisnis
3. Domain TI:
4. Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI
5. TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).

Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:

1. Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
2. Operasional bisnis dan infrastruktur TI

·      Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.

·      Fungsional sering disebut kemampuan TI untuk memberikan solusi bagi proses bisnis (lebih efisien, efektif, reduced cost).

3.6 Peran penting Chief Information Officer (CIO) dalam perusahaan

Penggunaan IT (Information Technology) yang semakin aktif dalam seluruh bagian/ proses bisnis perusahaan saat ini mengha-ruskan pengelolaan yang tepat dan terarah. Hal ini karena peranan IT sebagai pemberi solusi bagi bisnis dan value center haruslah tetap selaras dengan strategi bisnis dari perusahaan dan bukan hanya untuk kepen-tingan IT semata. Peranan ini dalam perusahaan/pemerintahan dipegang oleh seorang Chief Information Officer (CIO). CIO sebagai pimpinan tertinggi dalam pengelolaan IT memiliki tantangan yang sangat besar terutama dalam menerjemahkan dunia IT yang kompleks menjadi ide-ide dan solusi yang mudah di-pahami oleh kalangan bisnis. Kemampuan mengkomunikasikan IT dalam bahasa yang dimengerti oleh kalangan bisnis/pemerinta-han sehingga mereka dapat mengambil manfaat dari IT bagi kemajuan perusahaan menjadi salah satu peran penting dari seorang CIO.

Munculnya tugas dan wewenang CIO di bidang strategis dan semakin meningkatnya peran tersebut. CIO harus mengenali pengaruh TIK terhadap organisasi, menentukan arah / strategi TIK yang menjamin adanya keselarasan antara strategi bisnis dan strategi TIK
Antisipasi perubahan teknologi, market dan regulasi.
CIO bertugas  mengorganisasikan dan melindungi asset-aset TI perusahaan
CIO bertugas sebagai visioner yang memimpin dan mengendalikan strategi perusahaaan. CIO menjadi leader dalam pengukuran dan pengembangan new computing. CIO bertugas untuk menjembatani Gagap teknologi, Mendistribusikan teknik baru hasil pengembangan, alat dan pendekatan yang dilakukan. Dalam lingkup perusahaan, selain tugas pokok mengamankan  informasi, untuk CIO kini muncul tugas baru. Didorong oleh munculnya perkembangan baru, CIO kini tidak saja berdimensi ”information”, tetapi juga ”innovation”, sehingga CIO adalah chief innovation officer.

Etika seorang CIO (Chief Information Officer) :

a. Formulasikan suatu kode perilaku.

b. Tetapkan aturan prosedur yang berkaitan dengan masalah-maslah seperti penggunaan jasa komputer untuk pribadi dan hak milik atas program dan data komputer.

c. Jelaskan sanksi yang akan diambil terhadap pelanggar, seperti teguuran, penghentian, dan tuntutan.

d. Kenali perilaku etis.

e. Fokuskan perhatian pada etika secara terprogram seperti pelatihan dan bacaan yang disyaratkan.

f. Promosikan undang-undang kejahatan komputer pada karyawan. Simpan suatu catatan formal yang menetapkan pertanggungjawaban tiap spesialis informasi untuk semua tindakan, dan kurangi godaan untuk melanggar dengan program-program seperti audit etika.

g.Mendorong penggunaan program-program rehabilitasi yang memperlakukan pelanggar etika dengan cara yang sama seperti perusahaan mempedulikan pemulihan bagi alkoholik atau penyalahgunaan obat bius.

h. Dorong partisipasi dalam perkumpulan profesional.

Sebagai pejabat dalam jajaran dewan direksi atau top level management maka sebagaimana layaknya fungsi utama mereka dalam hierarki manajemen, seorang CIO menjadi seorang “komandan tertinggi” dalam masalah tata kelola teknologi informasi organisasinya. Dan sebagai seorang “komandan tertinggi” maka tugas utamanya adalah menyusun rancangan strategis dari obyektif yang ingin dicapai oleh organisasi secara menyeluruh. Dengan posisinya yang sekelas dengan direksi lainnya maka seorang CIO dapat memberikan semacam garis koordinasi dan garis komando di dalam organisasi yang terkait dengan tata kelola teknologi informasi. Tentu saja hal tersebut berdampak kepada “daya tekan” terhadap seluruh staf/karyawan di dalam organisasi tersebut.

Hal tersebut akan mempermudah dalam proses sosialisasi serta pengembangan sumber daya teknologi informasi organisasi tersebut.

Menurut Presiden Direktur IBM Indonesia Betti Alisjahbana, peran CIO sekarang adalah menjadi TI pemberdaya dan katalis inovasi. Tujuannya adalah untuk menentukan arah bisnis strategis dan menawarkan ide-ide baru serta menyejajarkan TI sedemikian rupa sehingga memberikan manfaat bisnis. Jadi, peran CIO berubah dari business support menjadi business enabler3)

Tugas CIO :

1. Kemampuan mengenali perkembangan, potensi teknologi dan bisnis TIK dalam konteks pemanfaatan peluang bagi organisasi dan transformasi organisasi dan perlu menekankan kepada pelaku organisasi tentang pentingnya era web-based services dibandingkan kemajuan teknologinya sendiri
2. Menentukan dan menjamin tatakelola TIK yang benar dan baik dalam organisasi sehingga dinamika organisasi selalu menuju pada tujuannya.
3. Merumuskan visi dan misi; menterjemahkannya menjadi tujuan organisasi; kemudian menjalankan dan memimpin organisasi TIK untuk mencapai hasil-hasil sesuai visi, misi dan tujuan organisasi
4. Mendemonstrasikan dan melakukan pengukuran nilai dari TIK, secara proaktif mengatur performansi berdasarkan hasil yang didapatkan.

setidaknya ada lima fungsi utama CIO di sebuah perusahaan (Sprague et.al., 1993). Berikut akan dijelaskan satu per satu:

1.      Memahami Bisnis

Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan. Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa yang ditawarkan),  saat ini hal tersebut tidaklah cukup. Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan (eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:

1) Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;

2) Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;

3) Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;

4) Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;

5) Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;

6) Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan

7) Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.

2.      Membangun Citra Divisi

Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masa mendatang, bukan saat ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem informasi yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang dilakukan saat ini adalah merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan. Direktorat, departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi) harus memiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Strategi yang paling efektif adalah dengan cara membantu para SDM di dalam perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya melalui utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yang merupakan misi utama dari keberadaan sistem informasi di perusahaan.

Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para pengguna (users) sistem informasi, mulai dari staf sampai dengan manajer eksekutif, merupakan salah satu cara lain untuk meningkatkan citra divisi sistem informasi. Dengan menghasilkan “produk-produk” yang terbukti dapat membantu para karyawan dalam melaksanakan aktivitas perkerjaannya sehari-hari, divisi sisten informasi akan dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari fungsi-fungsi lain di organisasi untuk membawa mereka ke bentuk perusahaan masa depan.

Sumber: Sprague et.al., 1993 sebagaimana dikutip Indrajit, Eko Richardus

3.      Meningkatkan Mutu Penggunaan Teknologi

“Tak kenal maka tak sayang”, mungkin demikianlah kalimat yang cocok ditujukan bagi para karyawan yang belum pernah dan takut menggunakan komputer. Melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan. Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam, mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti melalui permainan pada saat rekreasi perusahaan (company outing) – sampai dengan yang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar para karyawan akrab dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan sistem informasi di perusahaan.

4.      Mencanangkan Visi Teknologi Informasi

Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi perusahaan melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang. Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif. Membantu perusahaan mencanangkan visinya di masa mendatang adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus dimasyarakatkan di kalangan perusahaan. Visi pemanfaatan sistem informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari visi perusahaan secara umum.

peranan CIO dalam melihat masa depan perusahaan menempati posisi yang cukup dominan. Namun tugas CIO tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi saja, namun yang bersangkutan harus dapat memasyarakatkan ide-ide yang ada ke seluruh jajaran manajemen dan staf (create a vision). Apalah artinya sebuah visi yangbagus tapi tidak ada seorang pun dari karyawan yang merasa perlu untuk mewujudkannya. Ada banyak teknik dan teori yang ditawarkan kepada manajemen untuk membantu merumuskan dan menjual visi kepada seluruh jajaran karyawan secara efektif. Hal ini sangat penting, karena visi merupakan akar dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan bisnisnya setiap hari.

5.      Pengembangan Sistem Informasi

Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di atas menjadi nyata, yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi perusahaan, yang terdiri dari komponen-komponen seperti software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat me-utilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan saat ini secara optimum, sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang. Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari.

BAB V

PENUTUP

4.1              Kesimpulan

1.             Sistem informasi eksekutif dalam bidang perusahaan manufaktur adalah  satu jenis dari manajemen informasi dalam bidang perusahaan manufaktur untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal, sehingga akan dapat mempercepat pelayanan dalam melayani kebutuhan  konsumen terhadap jasa yang ditawarkan perusahaan tersebut.

2.             Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil  dalam membuat keputusan. Begitupun informasi internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi, eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan.

3.             Tugas-tugas yang dilaksanakan eksekutif diantaranya mengelola SDM, membuat keputusan sumber daya dan operasi, mengelola keuangan dan pelaporannya, pengelolaan penjualan dan pemasaran, serta mengarahkan bisnis untuk masa yang akan datang.

4.             Dalam pendekatan yang tersetruktur melalui pengukuran (meansureement) data yang berguna bagi eksekutif, dilanjutkan dengan pecobaan hasil dari implementasi oleh eksekutif untuk mendapat hasil yang akan di bagikan sebagai sarana bisnis penggabungan antar perusahaan telekomunikasi bidang jasa

5.             Proses bisnis PT. Rich menggunakan atau berfokus pada Customer, product, dan system dalam kerja team di dalam perusahaan yang digunakan untuk improvement terhadap kualitas produk dan layanan terhadap konsumen,

Untuk menjamin bahwa semua prosedur dapat di pahami dengan baik oleh semua personil.

DAFTAR PUSTAKA

A Hall, James. 2002. “Sistem Informasi Akuntansi”. Jakarta : Salemba Empat.

H Bodnar, George & S Hopwood, William, diterjemahkan oleh Amir Abadi

Yusuf dan Rudi M. Tambunan. 2000. “Sistem Informasi Akuntansi

 (Buku Satu)”. Jakarta : Salemba Empat.

McLeod,Jr, Raymond, diterjemahkan oleh Hendra Teguh. 2001.

 “Sistem Informasi Manajemen Edisi Ketujuh”. Jakarta : PT. Prenhallindo.

Soemarso, S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku Satu, edisi 5 (Revisi).

Jakarta : Salemba Empat.

Tata, Sutabri. 2005. “Sistem Informasi Manajemen”. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

http://blg22.blogspot.co.id/2014/11/peran-teknologi-informasi- dalam-manajemen-strategik.html

http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan/

http://etprof-cio.blogspot.com/

http://budimansyahdwipratama.wordpress.com/2012/11/20/chief-information-officer-cio-apa-siapa-dan-bagaimana/

Read More